Ab-Initio
Ab-Initio organiseert wetenschappelijke evenementen, congressen en andersoortige bijeenkomsten. Hierbij staan kennisoverdracht en netwerken centraal. Ab-Initio betekent ‘vanaf het begin’ of ‘vanuit de eerste principes’. Dit is ook wat wij doen. We organiseren vanaf het begin.

We nemen werk uit handen
De organisatie van een wetenschappelijke evenement vergt maanden, soms zelfs jaren van voorbereiding. Voor onze opdrachtgever is dit bijzonder, maar ook tijdrovend werk. Ab-Initio streeft ernaar u en eventuele andere betrokkenen zoveel mogelijk te ontlasten, zodat uw normale werkzaamheden geen hinder ondervinden van het werk rondom het evenement.

Professional Congress Organizer
Ab-Initio is een Professional Congress Organizer. Kortom, een PCO. Wij zijn gespecialiseerd in het organiseren van kleine en grote wetenschappelijke en technische congressen, evenementen en bijeenkomsten.



wie we zijn
Wij zijn Inge van Marion en Lucienne Dado, uw direct aanspreekpunten. Samen hebben wij ruim 10 jaar ervaring in het organiseren van wetenschappelijke evenementen. Dit leverde al vele referenties op. Wij zijn uitgerust met de kennis en vaardigheden die nodig zijn om uw conferentie, beurs, relatiedag of symposium tot een succes te maken.

Ervaring
Dankzij onze jarenlange ervaring binnen een universitaire omgeving weten we precies hoe het er ‘reilt en zeilt’. Wij kennen de weg binnen universiteit en bedrijfsleven en hebben het bijbehorende netwerk. Met onze vakinhoudelijke kennis begrijpen we waar de thema’s en lezingen echt over gaan. Dit helpt ons om uw evenement te maken tot wat u ervan verwacht.

Verantwoordelijk
De opdracht voor het organiseren van een wetenschappelijk evenement is een grote verantwoordelijkheid. Wij nemen deze verantwoordelijkheid erg serieus. Daarom krijgt heel het traject onze volledige aandacht. Immers, uw evenement is ons evenement.



missie
Ab-Initio organiseert en stuurt aan van begin tot eind. Dit betekent dat u met slechts uw idee om bijvoorbeeld een congres te organiseren bij ons kunt aanschuiven. Het idee werken we samen uit tot een passend evenement waar u en uw collega’s zich helemaal in kunnen vinden.

We doen het samen
Het is onze missie om uw evenement samen te organiseren. Uw mening en invloed zijn voor ons erg belangrijk. Ondertussen nemen wij zoveel mogelijk werk uit handen. We zorgen ervoor dat het evenement precies dat wordt, wat we vooraf samen hebben bedacht. Uw doelstellingen verwezenlijken is ons uitgangspunt, en de weg er naartoe is voor ons minstens zo belangrijk.

Van A tot Z
Elke schakel, elk detail speelt een rol. Daarom doen wij de organisatie van A tot Z. Zodat we bij Z kunnen realiseren wat we bij A beloofd hebben. En zodat we altijd het resultaat kunnen bereiken dat u voor ogen heeft.



in 6 stappen naar uw evenement
De organisatie van een wetenschappelijk evenement kenmerkt zich door 6 duidelijke stappen.

  Concept vorming – doelstelling, doelgroep en visie
Ieder evenement organiseren we vanaf het allereerste begin. Dit begin is de conceptfase, waarin we de doelstelling, doelgroep en visie vastleggen. Dit concept vormt de blauwdruk aan de hand waarvan we naar het evenement toewerken.

Doelstelling: De concrete doelen die u aan het evenement heeft verbonden
Doelgroep: De specifieke bezoekers of bezoekersgroepen die nodig zijn om het evenement te doen slagen
Visie: Wat u als onze opdrachtgever persoonlijk belangrijk vindt bij de organisatie van het evenement.
  Begroting, risicoanalyse en subsidies
De kosten en risico’s die het organiseren van een evenement met zich meebrengen moeten helder zijn. Een goed opgestelde begroting is hierbij essentieel en verdient gedurende het gehele proces de volledige aandacht.

Een gedegen risicoanalyse is bij Ab-Initio altijd onderdeel van de begroting. Dit biedt een duidelijk overzicht van alle mogelijke risico's die het evenement kunnen beïnvloeden. Ook de mogelijke maatregelen die we kunnen treffen ter beheersing van deze risico’s nemen we hierin op.

Sponsorgelden, subsidies en fondsen zijn middelen om de kosten van het evenement te reduceren. Wij adviseren u uitgebreid over de mogelijkheden.
  Productie
In de productiefase werken we gefaseerd naar D-day toe. D-day is het moment dat uw evenement daadwerkelijk plaats vindt. Iedere schakel in het organisatieproces krijgt in deze fase onze volledige aandacht.

De productiefase betreft de voorbereiding van het evenement. Wij zijn het directe aanspreekpunt voor onder andere de eventlocatie, sprekers, catering, beveiliging, standhouders en sponsoren. Alle uiteenlopende zaken worden middels een duidelijke overlegstructuur, tijdsplanning en draaiboek gedocumenteerd en gestroomlijnd. Zodat we uiteindelijk samen tot een geslaagd evenement komen.

Wij ontlasten de opdrachtgever en eventuele andere betrokkenen zoveel mogelijk. De normale werkzaamheden mogen geen hinder ondervinden van de voorbereidingen rondom het evenement.

Ab-Initio ‘ontzorgt’ en stuurt de betrokken partijen aan. Door te werken met een gedetailleerde tijdsplanning kunnen we aan het einde van de productiefase het resultaat bieden dat u wenst.
  Het evenement (D-day)
Door de goede voorbereidingen in de productiefase weet u exact wat u tijdens het evenement te wachten staat. Het gaat nu om de uitvoering waarbij wij constant een vinger aan de pols houden en ingrijpen waar dat nodig is. U kunt ondertussen alle tijd en energie aan uw gasten besteden. U bent immers ‘het gezicht’ van het evenement en fungeert zodoende als gastheer.

Tijdens het evenement zorgen wij ervoor dat u zich ook helemaal aan deze taak kunt wijden. Ab-Initio fungeert als coördinator van het evenement en is altijd op de locatie aanwezig.
  Afhandeling
Een goede afsluiting van het evenement richting sponsoren, exposanten en deelnemers is een krachtig PR middel. Diverse communicatieuitingen (o.a. via social media) zorgen ervoor dat ze positief kunnen terugblikken op uw evenement. En dat ze enthousiast vooruit kunnen kijken naar een eventuele volgende editie.

Tevens verzorgen we in deze fase de financiële afhandeling van het evenement. Dit resulteert in een uiteindelijke overzichtelijke realisatiebegroting.
  Evaluatie
Na afloop van ieder evenement vindt een evaluatie plaats. We gaan na of de doelstellingen zijn behaald en of het evenement heeft opgeleverd wat u er van had verwacht. De evaluatie is belangrijk voor ons en voor u, zodat ieder volgend evenement steeds weer beter wordt.




opdrachten & referenties
Inge van Marion en Lucienne Dado verzorgen al ruim 10 jaar lang op een professionele en enthousiaste manier grote en kleine wetenschappelijke evenementen voor diverse opdrachtgevers. Hieronder vindt u een kort overzicht van een aantal van onze opdrachten met bijbehorende referenties.





referentie:
Opening of the TU Delft Robotics Institute
TU Delft Robotics Instituut verenigt onderzoek op het gebied van robotica binnen de Technische Universiteit Delft. De wetenschappelijke uitdaging voor het Instituut is om robots en mensen effectief samen te laten werken. Tijdens de opening van het Delft Robotics Instituut in Januari 2013, werden alle robotica activiteiten binnen de TU Delft, op één locatie, aan het publiek tentoongesteld ondersteund door een wetenschappelijk programma met topsprekers uit de robotica.





I hired Inge and Lucienne to organize the opening of the TU Delft Robotics Institute. The institute was young so many things were not known yet or not yet fully clear and many thing had to be mobilized on a large scale.

It required a very creative and pro active organizing agency to realize a coherent, an solid presentation of the many years of research done at the Delft University of Technology. Ab-Initio realized that completely, and in a comfortable and creative working relationship. Not only the attendants enjoyed the results, also the people who contributed to it. It was a very enjoyable collaboration.

referentie:
euspen conferentie in Delft
De Europese vereniging voor precisie-engineering en nanotechnologie is een invloedrijke gemeenschap die industriëlen, onderzoekers, gerespecteerd autoriteiten en nieuwe en gevestigde spelers binnen de precisie-engineering en nanotechnologie met elkaar verbindt. Tijdens de Euspen conferentie worden de laatste onderzoeken en marktontwikkelingen binnen het vakgebied gedeeld met de bezoekers.





De conferentie trekt jaarlijks tussen de 350 en 500 internationale deelnemers en kent een wetenschappelijk programma met plenaire en parallelle sessies. De conferentie kent een beursvloer waar bedrijven binnen de precisie-engineering en nanotechnologie zich kunnen profileren alsmede een postersessie en sociaal programma

Referentie
Een speciale gebeurtenis was de organisatie van de Euspen conferentie in Delft in 2009. Hoewel de organisatie daarvan feitelijk buiten hun verantwoordelijkheid viel hebben ze als lokaal contact in de aanloop een aantal zeer waardevolle suggesties gedaan die na acceptatie tot de hoogtepunten van de conferentie hebben geleid. Daarbij werd niet geschroomd om allerlei zaken grondig uit te zoeken zodat de Euspen organisatie vrijwel niets verder hoefde uit te zoeken. Ook tijdens de conferentie bleken zij in staat diverse problemen op te kunnen lossen op basis van hun uitgebreide netwerk en persoonlijke charme. Op basis van deze ervaringen kan ik Inge en Lucienne zonder enige twijfel aanbevelen voor het organiseren van events waarbij de bezoekers geen spijt krijgen van hun aanwezigheid.

Prof.dr. Rob Munnig Schmidt, Afdelingshoofd PME, 3mE, Delft University of Technology

referentie:
3TU stand op precisiebeurs
De 3TU federatie is een samenwerkingsverband tussen de TU Delft, de TU Eindhoven en de Universiteit Twente De drie universiteiten willen hiermee in onderwijs en onderzoek tot de absolute top van Europa behoren. Samen met overheid en bedrijfsleven investeren de 3TU’s in programmatische bundeling van excellent onderzoek rondom maatschappelijke thema’s.





Het 3TU center for Intelligent Mechatronic Systems toont jaarlijks een gedeelte van het onderzoek op de Precisiebeurs in Veldhoven. De grootste precisietechnologie vakbeurs in de Benelux trekt jaarlijks 3000 bezoekers en 250 exposanten.

Referentie
De ambitie om het 3TU center for Intelligent Mechatronic Systems meer zichtbaarheid te geven heeft in hoge mate geprofiteerd van de professionaliteit van Inge en Lucienne. Hun enthousiasme en gedrevenheid om jonge onderzoekers te motiveren mee te werken, en de manier waarop ze creatief de 3TU stand elke keer wisten vorm te geven, heeft geleid tot een herkenbaar 3TU center. De manier waarop ze de gehele organisatie steeds hebben uitgevoerd, en ook de wijze waarop ze teambuilding met de standbemanning wisten te creëren, was van hoge kwaliteit. De moeiteloze opschaling naar Europees niveau (EUSPEN) heeft in belangrijke mate bijgedragen aan de externe en interne positieve uitstraling van ons nog prille 3TU center.

Prof.dr. Maarten Steinbuch, wetenschappelijk directeur 3TU Center for Intelligent Mechatronic Systems, en hoogleraar Regeltechniek aan de Technische Universiteit Eindhoven.

contact

Ab-Initio
Dukaatstraat 18
2645 GX Delfgauw
The Netherlands


Inge van Marion

Lucienne Dado